Producten importeren

U kunt uw productlijsten eenvoudig importeren in de Mobile Inventory-app met behulp van Excel- (.xls, .xlsx) of CSV-bestanden (.csv). Deze handleiding legt uit hoe dat werkt.

Bestandsformaat & sjabloon

• Ondersteunde formaten: xls, xlsx, csv
• Gegevensbron: De importfunctie leest gegevens specifiek uit Sheet1 van uw Excel-bestand.
• Sjabloonopties:
  • Gebruik ons aanbevolen sjabloon: Download voorbeeldsjabloon (.xlsx)
  • Of bereid uw eigen bestand voor aan de hand van de structuurrichtlijnen hieronder.
• Prestatietip: Voor het importeren van een groot aantal producten (duizenden) is het gebruik van het .CSV-formaat aanzienlijk sneller.

Waar kunt u een import starten?

Er zijn twee plekken in de app om een productlijst te importeren:

1. Een nieuwe inventaris aanmaken:
   • Ga naar: Nieuwe inventaris toevoegen -> Inventaristype selecteren -> Kies "IMPORTEER uw excel-productlijst"
2. Toevoegen aan een bestaande inventaris:
   • Ga naar de specifieke inventaris -> Open het Contextmenu (...) -> Selecteer "Productlijst importeren"

Hoe u uw lijst importeert (importmethoden)

U heeft twee hoofdmanieren om uw bestand klaar te maken voor import:

Methode 1: Webuploadtool (Aanbevolen)

1. Bereid uw Excel- of CSV-bestand voor volgens de structuurrichtlijnen hieronder.
2. Ga naar onze webimporttool: https://web.mobileinventory.net/misc/import
3. Upload uw productlijstbestand.
4. De tool genereert een unieke Importcode en een QR Code.
5. Navigeer in de Mobile Inventory-app naar het importscherm (zie "Waar kunt u een import starten?" hierboven).
6. Kies de optie om te importeren via code/QR code en typ de code in of scan de QR code die op de webtool wordt weergegeven.

Methode 2: Een lokaal of in de cloud opgeslagen bestand gebruiken

1. Bereid uw Excel- of CSV-bestand voor.
2. Zet het bestand rechtstreeks op de opslag van uw mobiele apparaat of upload het naar een cloudservice die toegankelijk is vanaf uw apparaat (bijv. Google Drive, Dropbox).
3. Navigeer in de Mobile Inventory-app naar het importscherm (zie "Waar kunt u een import starten?" hierboven).
4. Blader en selecteer het productlijstbestand vanuit de lokale opslag van uw apparaat of de gekoppelde cloudservice.

Importproces: koppeling en afronding

Zodra de app toegang heeft tot uw lijstgegevens (via QR/code of directe bestandsselectie):

1. Veldkoppeling (AI-ondersteund):
   • Het systeem gebruikt AI om automatisch koppelingen te detecteren en voor te stellen tussen de kolommen in uw bestand (bijv. "Productnaam", "Code", "Voorraad") en de bijbehorende velden in de Mobile Inventory-app (bijv. "Productnaam", "SKU", "Boekwaarde").
   • Controleer & wijzig: U krijgt de voorgestelde koppelingen te zien. Controleer ze zorgvuldig om er zeker van te zijn dat ze correct zijn. U kunt elke koppeling eenvoudig wijzigen als de AI het niet goed had of als u kolommen anders wilt koppelen.
2. Doorgaan: Zodra u bevestigt dat de veldkoppelingen correct zijn, gaat u verder met de import. De app verwerkt uw bestand op basis van het gekozen importtype (zie hieronder voor bestaande inventarissen).

Lijststructuur en velden

Voor een succesvolle import structureert u uw bestand correct:

• Koprij: We raden sterk aan om de eerste rij van uw spreadsheet als koprij te gebruiken, waarbij elke kolom duidelijk wordt benoemd (bijv. "SKU", "Productnaam", "Barcode", "Aantal"). Dit helpt enorm bij de stap voor veldkoppeling.
• Eén kolom per veld: Elke kolom in uw spreadsheet moet een afzonderlijk veld in de app vertegenwoordigen.
• Gegevensbronblad: Zorg ervoor dat uw productgegevens zich in Sheet1 van het Excel-bestand bevinden.

Verplichte identificatievelden

Uw lijst moet ten minste één van de volgende kolommen bevatten om elk product uniek te identificeren:

• SKU (Interne Code): Een unieke alfanumerieke code voor elk product. Essentieel voor het bijwerken van bestaande producten.
• Productnaam: De naam van het product.
• Barcode / QR code: De scanbare barcodewaarde van het product. Helpt bij het snel identificeren van producten tijdens het scannen.
• NFC-code: De unieke NFC-tag-identificatie van het product.

Eén hiervan is voldoende, maar het gebruik van SKU wordt sterk aanbevolen, vooral als u van plan bent productgegevens later bij te werken.

Importeren in bestaande inventarissen: importtypen

Wanneer u importeert in een inventaris die al producten bevat, heeft u twee opties:

1. Verwijderen en importeren:
   • Waarschuwing: Deze optie zal alle bestaande producten permanent verwijderen samen met de bijbehorende tellingen/vermeldingen in die specifieke inventaris.
   • De verwijderde producten worden vervolgens volledig vervangen door de producten uit uw geïmporteerde lijst.
2. Bijwerken:
   • Nieuwe producten: Producten uit uw lijst die niet gevonden worden in de huidige inventaris (op basis van identificatievelden) worden toegevoegd.
   • Bestaande producten: Producten uit uw lijst die wel gevonden worden in de inventaris worden bijgewerkt met de nieuwe waarden uit uw bestand voor alle gekoppelde velden behalve SKU. De SKU kan niet worden gewijzigd via een importupdate; deze wordt gebruikt als sleutelidentificatie.
   • Vereiste: Om bestaande producten succesvol bij te werken, moet uw importbestand de kolom SKU (Interne Code) bevatten en deze moet overeenkomen met de SKU's die al in de inventaris aanwezig zijn.

Andere optionele velden die u kunt importeren

U kunt kolommen opnemen voor diverse optionele velden:

• UM (Meeteenheid): De belangrijkste meeteenheid (bijv. stuks, kg, fles). Gebruik het laagste niveau (bijv. importeer "fles" niet "doos" als fles uw basiseenheid is).
• Categorie: Wijs producten toe aan categorieën. Helpt bij het filteren en organiseren binnen de app.
• Boekhoeveelheid: (Geldt voornamelijk voor het inventaristype "Take Stock"). De verwachte of theoretische hoeveelheid op voorraad. Maakt vergelijking mogelijk tussen getelde hoeveelheid en boekhoeveelheid.
• Verpakkingseenheid: Naam van een grotere verpakkingseenheid (bijv. Doos, Krat, 6-pack).
• Verpakkingsfactor: De omrekenfactor van de Verpakkingseenheid naar de belangrijkste Meeteenheid (UM).
  • Voorbeeld: Product = Sap, UM = Fles, Verpakkingseenheid = Krat, Verpakkingsfactor = 12 (dit betekent dat 1 Krat 12 Flessen bevat). Hierdoor kunt u tellen in kratten en de app rekent automatisch om naar flessen.
• Aangepaste velden: U kunt gegevens importeren in alle aangepaste velden die u in de app heeft gedefinieerd (bijv. Prijs, Kleur, Locatie, Leverancier). Zorg ervoor dat uw kolomkop overeenkomt met de naam van het aangepaste veld.