Vous pouvez exporter les données d'inventaire depuis Stock management ou Take stock vers .xlsx, .xls ou .csv directement depuis l'application mobile. Ce guide couvre le flux d'exportation dans l'application, le contenu du Products sheet et du Transactions sheet, ainsi que l'option de sauvegarde sur Google Drive uniquement sur Android.
Résumé de l'exportation
- Résultat principal
- Deux feuilles : Products sheet et Transactions sheet.
- Formats de fichier
- .xlsx, .xls et .csv.
- Actions d'exportation
- Enregistrer localement, partager, envoyer vers un stockage cloud ou Print / Save as PDF.
Regardez les étapes d'exportation
Chemin rapide
Suivez ces 3 appuis
- Depuis le premier écran, appuyez sur les 3 points de l'inventaire que vous souhaitez exporter pour ouvrir son menu.
- Sélectionnez Export inventory.
- Choisissez où enregistrer, partager, imprimer ou téléverser le fichier.
Les options de destination dépendent de votre appareil
Les destinations exactes de partage et de stockage dépendent des applications et des services cloud disponibles sur votre appareil.
Avant d'exporter
- Ouvrez l'inventaire que vous souhaitez exporter.
- Déterminez si vous avez besoin d'un instantané des produits, de l'historique complet des saisies ou des deux.
- Si vous souhaitez des sauvegardes récurrentes sur Google Drive, connectez d'abord votre Google Account sur Android.
Ce qui se passe après avoir appuyé sur Export inventory
Mobile Inventory ouvre le flux d'enregistrement ou de partage de votre appareil. De là, vous pouvez stocker le fichier localement, l'envoyer vers une autre application, le téléverser vers un stockage cloud ou choisir Print / Save as PDF lorsque cette option est disponible. L'exportation contient généralement un Products sheet et un Transactions sheet.
Comprendre le Products sheet et le Transactions sheet
| Feuille | Ce que vous obtenez | Utilisation typique |
|---|---|---|
| Products sheet | Une ligne par produit. Dans Stock management, il affiche le stock calculé actuel. Dans Take stock, il affiche la quantité finale comptée. Il peut également inclure les champs standard, les Custom Fields, le stock par emplacement et le stock par étiquette. | Utilisez-le pour les instantanés, les rapports et le rapprochement. |
| Transactions sheet | Une ligne par transaction ou comptage. Dans Stock management, il liste les mouvements de stock tels que les entrées, les sorties et les transferts. Dans Take stock, il liste chaque saisie de comptage, y compris les Entry Custom Fields lorsqu'ils sont disponibles. | Utilisez-le pour les audits, le dépannage et les intégrations en aval. |
Comment les images apparaissent dans l'exportation
- Images stockées dans le cloud : la cellule exportée contient un lien direct vers le fichier image.
- Images stockées localement : la cellule exportée contient le nom du fichier image stocké sur l'appareil.
Choisissez où envoyer le fichier exporté
- Enregistrer localement
- Stockez le fichier sur votre appareil pour un accès hors ligne ou un transfert manuel.
- Partager
- Envoyez le fichier via la feuille de partage de votre appareil, y compris les applications de messagerie ou d'e-mail.
- Stockage cloud
- Enregistrez le fichier dans des services tels que Google Drive, Dropbox ou OneDrive s'ils sont disponibles sur l'appareil.
- Imprimer ou PDF
- Imprimez le rapport directement ou enregistrez-le au format PDF si cette option est disponible dans le flux d'exportation.
Exportation automatique vers Google Drive (Android uniquement)
Autorisations Google Drive
Lorsque vous connectez Google Drive, Mobile Inventory peut créer et gérer des fichiers dans son propre dossier Mobile Inventory. Il n'a pas besoin d'accéder au reste du contenu privé de votre Drive.
- Connectez votre Google Account dans l'application et accordez l'accès à Google Drive.
- Laissez l'application créer le dossier Mobile Inventory à la racine de votre Google Drive.
- L'application peut ensuite exporter automatiquement les données d'inventaire vers ce dossier en arrière-plan.
Si vous souhaitez le flux de configuration dédié, consultez Auto export inventories to Google Drive.
Personnaliser le fichier d'exportation
- Choisissez quels champs standard et Custom Fields apparaissent dans l'exportation.
- Renommez les en-têtes pour correspondre à un ERP, un modèle de feuille de calcul ou un format de rapport.
- Modifiez l'ordre des colonnes exportées.
- Ajustez les informations qui apparaissent sur chaque feuille.
- Choisissez .xlsx, .xls ou .csv en fonction du flux de travail qui utilisera le fichier ensuite.
Vérifiez le fichier exporté
- Ouvrez le fichier et confirmez qu'il se charge correctement dans votre application de feuilles de calcul ou votre visionneuse PDF.
- Vérifiez que le Products sheet et le Transactions sheet contiennent les données attendues.
- Vérifiez les champs personnalisés, les emplacements, les étiquettes et les références d'images si d'autres systèmes en dépendent.
- Si vous avez besoin de sauvegardes récurrentes, testez la destination Google Drive après la première exportation réussie.