คุณสามารถส่งออกข้อมูลสินค้าคงคลังจาก Stock management หรือ Take stock เป็น .xlsx, .xls หรือ .csv ได้โดยตรงจากแอปมือถือ คู่มือนี้ครอบคลุมขั้นตอนการส่งออกในแอป เนื้อหาของ Products sheet และ Transactions sheet และตัวเลือกการสำรองข้อมูลไปยัง Google Drive สำหรับ Android เท่านั้น
สรุปการส่งออก
- ผลลัพธ์หลัก
- สอง sheet: Products sheet และ Transactions sheet
- รูปแบบไฟล์
- .xlsx, .xls และ .csv
- การดำเนินการส่งออก
- บันทึกในเครื่อง แชร์ ส่งไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ หรือ พิมพ์ / บันทึกเป็น PDF
ดูขั้นตอนการส่งออก
เส้นทางด่วน
ทำตาม 3 แตะนี้
- จากหน้าจอแรก แตะ จุด 3 จุด บนสินค้าคงคลังที่คุณต้องการส่งออกเพื่อเปิดเมนู
- เลือก Export inventory
- เลือก ตำแหน่งที่จะบันทึก แชร์ พิมพ์ หรืออัปโหลดไฟล์
ตัวเลือกปลายทางขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ของคุณ
ตัวเลือกการแชร์และที่เก็บข้อมูลที่แน่นอนขึ้นอยู่กับแอปและไดรฟ์บนคลาวด์ที่มีอยู่ในอุปกรณ์ของคุณ
ก่อนที่คุณจะส่งออก
- เปิดสินค้าคงคลังที่คุณต้องการส่งออก
- ตัดสินใจว่าคุณต้องการ snapshot ของสินค้า ประวัติ entry ทั้งหมด หรือทั้งสองอย่าง
- หากคุณต้องการสำรองข้อมูลไปยัง Google Drive เป็นประจำ ให้เชื่อมต่อ Google Account ของคุณก่อนบน Android
สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากคุณแตะ Export inventory
Mobile Inventory จะเปิดหน้าจอบันทึกหรือแชร์ของอุปกรณ์คุณ จากตรงนั้น คุณสามารถบันทึกไฟล์ในเครื่อง ส่งไปยังแอปอื่น อัปโหลดไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ หรือ พิมพ์ / บันทึกเป็น PDF เมื่อตัวเลือกนั้นพร้อมใช้งาน การส่งออกมักจะประกอบด้วย Products sheet และ Transactions sheet
ทำความเข้าใจ Products sheet และ Transactions sheet
| Sheet | สิ่งที่คุณจะได้รับ | การใช้งานทั่วไป |
|---|---|---|
| Products sheet | หนึ่งแถวต่อสินค้า ใน Stock management จะแสดงสต็อกที่คำนวณในปัจจุบัน ใน Take stock จะแสดงจำนวนที่นับได้สุดท้าย นอกจากนี้ยังสามารถรวมฟิลด์มาตรฐาน Custom Fields สต็อกตามสถานที่ และสต็อกตามแท็ก | ใช้สำหรับ snapshot การรายงาน และการกระทบยอด |
| Transactions sheet | หนึ่งแถวต่อธุรกรรมหรือการนับ ใน Stock management จะแสดงรายการการเคลื่อนไหวของสต็อก เช่น การนำเข้า การนำออก และการโอนย้าย ใน Take stock จะแสดงรายการทุก counting entry รวมถึง Entry Custom Fields เมื่อมีข้อมูล | ใช้สำหรับการตรวจสอบ การแก้ไขปัญหา และการเชื่อมต่อระบบปลายทาง |
รูปภาพปรากฏในการส่งออกอย่างไร
- รูปภาพที่เก็บบนคลาวด์: เซลล์ที่ส่งออกจะมีลิงก์โดยตรงไปยังไฟล์รูปภาพ
- รูปภาพที่เก็บในเครื่อง: เซลล์ที่ส่งออกจะมีชื่อไฟล์รูปภาพที่เก็บไว้ในอุปกรณ์
เลือกตำแหน่งที่จะส่งไฟล์ที่ส่งออก
- บันทึกในเครื่อง
- เก็บไฟล์ไว้ในอุปกรณ์ของคุณสำหรับการเข้าถึงแบบออฟไลน์หรือการโอนย้ายด้วยตนเอง
- แชร์
- ส่งไฟล์ด้วยหน้าจอแชร์ของอุปกรณ์ รวมถึงอีเมลหรือแอปส่งข้อความ
- ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
- บันทึกไฟล์ไปยังบริการต่าง ๆ เช่น Google Drive, Dropbox หรือ OneDrive หากมีอยู่ในอุปกรณ์
- พิมพ์หรือ PDF
- พิมพ์รายงานโดยตรงหรือบันทึกเป็น PDF หากตัวเลือกนั้นมีอยู่ในขั้นตอนการส่งออก
ส่งออกอัตโนมัติไปยัง Google Drive (Android เท่านั้น)
สิทธิ์ Google Drive
เมื่อคุณเชื่อมต่อ Google Drive Mobile Inventory สามารถสร้างและจัดการไฟล์ในโฟลเดอร์ Mobile Inventory ของตัวเอง ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงเนื้อหาส่วนตัวอื่น ๆ ใน Drive ของคุณ
- เชื่อมต่อ Google Account ของคุณในแอปและอนุญาตการเข้าถึง Google Drive
- ให้แอปสร้างโฟลเดอร์ Mobile Inventory ในรูทของ Google Drive ของคุณ
- จากนั้นแอปจะสามารถส่งออกข้อมูลสินค้าคงคลังไปยังโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัติในเบื้องหลัง
หากคุณต้องการขั้นตอนการตั้งค่าเฉพาะ ดูที่ ส่งออกสินค้าคงคลังอัตโนมัติไปยัง Google Drive
ปรับแต่งไฟล์ส่งออก
- เลือกฟิลด์มาตรฐานและ Custom Fields ที่จะปรากฏในการส่งออก
- เปลี่ยนชื่อส่วนหัวให้ตรงกับ ERP เทมเพลตสเปรดชีต หรือรูปแบบการรายงาน
- เปลี่ยนลำดับของคอลัมน์ที่ส่งออก
- ปรับข้อมูลที่ปรากฏในแต่ละ sheet
- เลือก .xlsx, .xls หรือ .csv ตามเวิร์กโฟลว์ที่จะใช้ไฟล์ต่อไป
ตรวจสอบไฟล์ที่ส่งออก
- เปิดไฟล์และยืนยันว่าโหลดได้อย่างถูกต้องในแอปสเปรดชีตหรือตัวดู PDF ของคุณ
- ตรวจสอบว่า Products sheet และ Transactions sheet มีข้อมูลที่คุณคาดหวัง
- ตรวจสอบ custom fields สถานที่ แท็ก และการอ้างอิงรูปภาพ หากระบบอื่นต้องพึ่งพาข้อมูลเหล่านี้
- หากคุณต้องการสำรองข้อมูลเป็นประจำ ให้ทดสอบปลายทาง Google Drive หลังจากการส่งออกครั้งแรกที่สำเร็จ