Je kunt inventarisgegevens exporteren vanuit Stock management of Take stock naar .xlsx, .xls of .csv rechtstreeks vanuit de mobiele app. Deze handleiding behandelt de exportstroom in de app, wat het Products sheet en het Transactions sheet bevatten, en de back-upoptie voor Google Drive die alleen beschikbaar is op Android.
Samenvatting van de export
- Belangrijkste uitvoer
- Twee bladen: Products sheet en Transactions sheet.
- Bestandsformaten
- .xlsx, .xls en .csv.
- Exportacties
- Lokaal opslaan, delen, naar cloudopslag sturen of Print / Save as PDF.
Bekijk de exportstappen
Snelle route
Volg deze 3 tikken
- Tik vanaf het eerste scherm op de 3 puntjes bij de inventaris die je wilt exporteren om het menu te openen.
- Selecteer Export inventory.
- Kies waar je het bestand wilt opslaan, delen, afdrukken of uploaden.
Bestemmingsopties zijn afhankelijk van je apparaat
De beschikbare deel- en opslagbestemmingen zijn afhankelijk van de apps en clouddrives op je apparaat.
Voordat je exporteert
- Open de inventaris die je wilt exporteren.
- Bepaal of je een productmomentopname, de volledige invoergeschiedenis of beide nodig hebt.
- Als je terugkerende back-ups naar Google Drive wilt, koppel dan eerst je Google Account op Android.
Wat er gebeurt nadat je op Export inventory tikt
Mobile Inventory opent de opslag- of deelstroom van je apparaat. Van daaruit kun je het bestand lokaal opslaan, naar een andere app sturen, uploaden naar cloudopslag of Print / Save as PDF gebruiken wanneer die optie beschikbaar is. De export bevat meestal een Products sheet en een Transactions sheet.
Het Products sheet en Transactions sheet begrijpen
| Blad | Wat je krijgt | Typisch gebruik |
|---|---|---|
| Products sheet | Eén rij per product. In Stock management toont het de huidige berekende voorraad. In Take stock toont het de uiteindelijke getelde hoeveelheid. Het kan ook standaardvelden, Custom Fields, voorraad per locatie en voorraad per tag bevatten. | Gebruik het voor momentopnames, rapportage en afstemming. |
| Transactions sheet | Eén rij per transactie of telling. In Stock management worden voorraadbewegingen vermeld zoals invoer, uitvoer en overboekingen. In Take stock wordt elke telinvoer vermeld, inclusief Entry Custom Fields indien beschikbaar. | Gebruik het voor audits, probleemoplossing en downstream-integraties. |
Hoe afbeeldingen in de export verschijnen
- In de cloud opgeslagen afbeeldingen: de geëxporteerde cel bevat een directe link naar het afbeeldingsbestand.
- Lokaal opgeslagen afbeeldingen: de geëxporteerde cel bevat de bestandsnaam van de afbeelding die op het apparaat is opgeslagen.
Kies waar je het geëxporteerde bestand naartoe stuurt
- Lokaal opslaan
- Sla het bestand op je apparaat op voor offline toegang of handmatige overdracht.
- Delen
- Verstuur het bestand via het deelvenster van je apparaat, inclusief e-mail of berichten-apps.
- Cloudopslag
- Sla het bestand op bij diensten zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive als deze beschikbaar zijn op het apparaat.
- Afdrukken of PDF
- Druk het rapport direct af of sla het op als PDF als die optie beschikbaar is in de exportstroom.
Automatische export naar Google Drive (alleen Android)
Google Drive-machtigingen
Wanneer je Google Drive koppelt, kan Mobile Inventory bestanden aanmaken en beheren in de eigen map Mobile Inventory. De app heeft geen toegang nodig tot de rest van je privé Drive-inhoud.
- Koppel je Google Account in de app en verleen toegang tot Google Drive.
- Laat de app de map Mobile Inventory aanmaken in de hoofdmap van je Google Drive.
- De app kan vervolgens automatisch inventarisgegevens naar die map exporteren op de achtergrond.
Als je de speciale installatiestroom wilt, zie Auto export inventories to Google Drive.
Het exportbestand aanpassen
- Kies welke standaardvelden en Custom Fields in de export verschijnen.
- Hernoem kolomkoppen zodat ze overeenkomen met een ERP, spreadsheetsjabloon of rapportageformaat.
- Wijzig de volgorde van de geëxporteerde kolommen.
- Pas aan welke informatie op elk blad verschijnt.
- Kies .xlsx, .xls of .csv op basis van de workflow die het bestand vervolgens zal gebruiken.
Controleer het geëxporteerde bestand
- Open het bestand en controleer of het correct wordt geladen in je spreadsheet-app of PDF-viewer.
- Controleer of het Products sheet en het Transactions sheet de verwachte gegevens bevatten.
- Verifieer custom fields, locaties, tags en afbeeldingsverwijzingen als andere systemen ervan afhankelijk zijn.
- Als je terugkerende back-ups nodig hebt, test dan de Google Drive-bestemming na de eerste geslaagde export.